يتم اداء هذه الوظيفة من خلال التعرف على الانشطة والمهام المكونة للوظيفة والقيام بتوصيفها وتحديد المسئوليات الملقاة على عاتقها ، بالإضافة الى تحديد مواصفات الشخص المرشح لهذه الوظيفة وفيما يلى شرح لوظيفة تحليل العمل : الاتجاهات وتحليل وتصميم وتوصيف العمل : 1- ماهيـة تحليـة العمـل . 2- تصميــم الوظيفــة . 3- توصيــف الوظيفـة . 4- مواصفـات شـاغل الوظيفـة . 1- ماهيــة تحليــل العمــل : مفهـوم تحليـل العمل : يقصد بتحليل العمل تحديد الأنشطة المكونة للمهام التي تشكل في مجملها الوظيفة أو العمل ، و وضع ذلك في توصيف متكامل وتحديد لمواصفات شاغل الوظيفة . ويهدف تحليل العمل إلى ما يلى : 1- تعريـف الموظـف بمهام عملـه . 2- تصميــم العمــل . 3- اختيــار العامليـن . 4- تقييــم الوظائــف . 5- تقييـم أداء العامليـن . 6- التدريــب . 7- تحديد الاحتياجات من العمالة . 8- تبسـيط العمــــل . 9- الترقيـة والنقـــل . من يقوم بتحليل العمـل : هناك تعاون مشترك بين مدير الموارد البشرية و باقي المديرين التنفيذيين في المنظمة ، وبشكل عام يقع العبء الأكثر على عاتق مدير الموارد البشرية باعتباره هو المخطط والمنسق للعمل والمشرف أيضاً على تنفيذه . خطـوات تحليـل العمـل : 1- الحصول على معلومات مبدئية مثل منتجات المنظمة أو خدماتها ، وطبيعة المنظمة وهيكلها التنظيمي والعلاقات بين الأقسام والإدارات . 2- اختيار عينة من الوظائف إذا كانت المنظمة قديمة أو اختيار كل الوظائف إذا كانت المنظمة جديدة . 3- جمع البيانات وتحديد نوعيتها ومدى صحتها . 4- تحليل العمل من حيث طريقة الأداء والمسئوليات وعلاقات العمل وظروف العمل ومتطلبات القيام بالوظيفة من تعليم ومهارة وتدريب وخبرة . تحديد نوع البيانات اللازمة لتحليل العمل : 1-اسم الوظيفة 2- ظروف العمل 3-تبعيتها التنظيمية 4-المؤهلات المطلوبة 5-واجباتها 6-التدريب و الخبرة 7-سلطاتها و مسئولياتها 8-المتطلبات الذهنية تحديد أسلوب جمع البيانات : 1-المقابلة الشخصية 2-الملاحظة 3-سجلات الأداء وفيما يلى توضيح لكل أسلوب على حدة : 1- المقابـلات الشـخصية : من أكثر الأساليب استخداماً فى جمع البيانات المتعلقة بتحليل العمل ويتميز بما يلى : 1- يتيح فرصة لإظهار الاتصالات غير الرسمية التى يقوم بها شاغل الوظيفة . 2- يتيح لشاغلى الوظائف التعبير عن آرائهم بحرية كاملة . وتنقسم المقابلات الشخصية إلى أنواع ثلاثة هى : 1- المقابلات الفردية وتتم مع كل شاغل وظيفة على حدة . 2- المقابلات الجماعية وتتم مع عدد من الأفراد يشغلون نفس الوظيفـة . 3- المقابلات مع المشرفين والرؤساء المباشرين لشاغلى الوظائف التى يتم جمع بيانات عنها . ويعتبر أسلوب المقابلات الجماعية من أقل أساليب المقابلات الشخصية تكلفة. ومن أهم مشاكل أسلوب المقابلات الشخصية ما يلى : 1- سوء فهم الشخص للأسئلة أو لواجباته ومسئولياته . 2- المبالغة فى الواجبات والمسئوليات بهدف تضخيم العمل أو الوظيفـة . 2- الملاحظـة المباشـرة : هناك طريقتان لاتباع أسلوب الملاحظة مع المقابلة الشــخصية : الطريقة الأولى : حيث يقوم أخصائى التحليل بملاحظة سلوك الفرد أثناء تأديته لعمله . الطريقة الثانية : حيث يقوم أخصائى التحليل بالملاحظة والتسجيل لهذه الملاحظات وعمل المقابلة أثناء تأدية شاغل الوظيفة لعمله . ويتميز هذا الأسلوب بوفرة بياناته عن العمل وعن سلوك القائم به . ورغم ذلك فهذا الأسلوب لا يصلح إلا فى حالة جمع بيانات عن أعمال يدوية أو ذات سلوك ظاهر . فهو لا يصلح للأعمال المكتبية أو التى تحتاج إلى مجهود ذهنى . 3- فحـص سـجلات الأداء : طبقاً لهذا الأسلوب يعطى لشاغل الوظيفة سجل لكى يسجل فيه الأنشطة اليومية التى يقوم بها وبنفس التسلسل الزمنى للقيام بها وبالتفصيل . ومن مشاكله أنه لا يمنع شاغلى الوظائف من المبالغة فى بعض الأنشطة التى يرغبون فى إبرازها بصورة أكبر من حجمها الحقيقى ، وإخفاء بعض الأنشطة التى يرغبون فى إخفائها . ويمكن التغلب على هذه المشكلة من خلال مراجعة البيانات التى سجلها شاغل الوظيفة مع رئيسه المباشر . مصادر الخطأ فى تحليل العمل : 1- عدم ملاءمة الوظائف المختارة للتحليل . 2- التغيـر فى بيئة العمـل . 3- التغير فى سلوك شاغل الوظيفة . 4- اختلاف إجابات شاغلى الوظائف تجاه ما يوجه إليهم من أســئلة . 2- تصميـم الوظيفـة : يعنى تصميم الوظيفة تحديد طريقة أدائها ونوع الأنشطة والمهام وحجم المسئوليات وطبيعة العلاقات وظروف العمل الخاصة بالوظيفة . وفيما يلى بعض النصائح للمديرين فى مجال تصميم الوظائف : - خفف من المراقبة على المرؤوسين . - أعطى عملاً متكاملاً للمرؤوسين . - زود المرؤوسين بناتج أعمالهم . - أضف مهام جديدة وصعبة نسبياً للعمل . - أعطى مهام خاصة . - امنح مزيداً من السلطة . - عظم من محاسبتك للأفراد عن نتائج الأعمال . 3- توصيف الوظيفة : يعنى توصيف الوظيفة النتيجة الملموسة لتحليل العمل ، وتظهر فى شكل وصف تفصيلى مكتوب للوظيفة وهدفها وطبيعتها ومهامها وظروف أداء العمل ، ومواصفات شاغل الوظيفة . وعناصر هذا التوصيف هى : 1- تعريف بالوظيفة ( اسم الوظيفة ، المستوى التنظيمى ، مستوى الأجر) . 2- ملخص عام للوظيفة ( هدف الوظيفة وطبيعتها ومتطلباتها وأدائهــا ) . 3- المسئوليات والواجبات ( المهام والأنشطة وطريقة الأداء ، ومستوى الإشراف ) . 4- ظروف العمل ( الضوضاء ، الحرارة ، الأتربة ، الغازات ، طبيعة موقع العمل ) . 5- مواصفات شاغل الوظيفة ( المؤهل العلمى ، الخبرة ، المهارات ) . أهميـة توصيـف الوظائـف : 1- تعريف شاغل الوظيفة بالمهام والسلطات والعلاقات . 2- اختيار العاملين بناء على مواصفات شاغل الوظيفة . 3- تحديد أجر الوظيفة . 4- تحديد الاحتياجات التدريبية . 5- وضع سياسة جيدة للترقيات الوظيفية . 4- مواصفات شاغل الوظيفة : ما مواصفات شاغل الوظيفة : تشير مواصفات شاغل الوظيفة إلى المتطلبات الواجب توافرها فيمن يشغل الوظيفة والتى تتضمن ما يلى : التعليم والخبرة والتدريب والمتطلبات العقلية والجسمانية فيمن يشغل الوظيفـة . 5- العائد والتكلفة من وظيفة تحليل العمل : من أهم بنود تكلفة تحليل وتوصيف العمل ما يلى : 1- أجور ومرتبات المسئولين عن الوظيفة محل التحليل والتوصيـف . 2- أتعاب المستشارين الخارجيين . 3- تكلفة الأساليب المستخدمة فى التحليل . 4- تكلفة قوائم جمع البيانات . 5- تكلفة الملاحظة والمقابلات . 6- تكلفة إعـداد التقاريــر . أما العائد فهو غير مباشر ويظهر كعائد معنوى يعكس إحساس الموظف بمكانته الوظيفية ورضاه عن العمل . كما يظهر العائد فى حسن وكفاءة أداء الوظائف الأخرى مثل الاختيار والتعيين والتدريب وتخطيط المسار الوظيفى .