خصائص وأبعاد التخطيط الفعال

لا نسعى هنا لتقديم نموذج مثالي أو طريقة مثلى للتخطيط، إذ ليس هنالك طريقة مثلي أو أسلوب أمثل لإنجاز عمل معين في جميع الأحوال، والأمر ينطبق على التخطيط، ولكن الاقتراحات الآتية يمكن أن تسهم في وضع خطط أكثر نجاحا وفاعلية : 1- الشمولية: ينبغي أن يغطي التخطيط مختلف مجالات ونشاطات المنظمة ، وأن لا يركز أو يقتصر على جانب دون الآخر، وينبغي أن يعطي المخطط اهتماما مناسبا لكل مجال / نشاط، إلا إذا اقتضت الظروف غير ذلك. 2- الوضوح: يتطلب تنفيذ الخطة بنجاح الوضوح والبساطة ليسهل فهمها وتقبلها من العاملين الذين سيقومون بتنفيذها، وبذلك يدرك كل فرد وجماعة مهامها ودورها وما هو متوقع منها. 3- الواقعية: ينبغي أن يكون التخطيط منسجما ومتوافقا مع واقع الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة ومواردها وإمكاناتها بعيدا عن التفاؤل أو التشاؤم المفرط غير المعقول. 4- المرونة: لا بد أن يتوقع المخطط بعض التغيرات في الظروف الداخلية أو الخارجية وأن يدفعه ذلك إلى وضع خطط مرنة قابلة للتعديل استجابة لتغير الظروف ، ويمكن وضع خطط بديلة جاهزة لمواجهة أي ظروف مستجدة. 5- التحديد: كلما كان التخطيط محددا بدرجة أكبر والأهداف والنشاطات مصاغة بشكل دقيق ، كلما زادت فرص نجاح التنفيذ، والعكس صحيح، فمثلا الهدف تحقيق أعلى نسبة من الأرباح يعتبر هدفا غير محدد وينطوي على اجتهادات عديدة ، والأفضل أن يصاغ بالشكل التالي : تحقيق زيادة في الأرباح مقدارها 20٪ مثلا. 6- التكامل والتجانس بين الخطط والأهداف: يتطلب نجاح التخطيط تحقیق توافق وتكامل بين جميع أنواع الخطط والأهداف بين الاستراتيجيات والخطط التكتيكية والخطط التشغيلية، وبين الخطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى ، يجب تجنب وجود أي تعارض أو تضارب بين أنواع الخطط والأهداف المختلفة. 7- التوقيت: تشتمل الخطة على أهداف ونشاطات يجب إنجازها خلال فترة معينة ، ومن الضروري جدولة التنفيذ زمنيا بصورة سليمة بحيث يحدد تاريخ بدء النشاطات وتاريخ الانتهاء منها، مع مراعاة التنسيق بين النشاطات المختلفة. 8- التكلفة : تحتاج عملية التخطيط إلى موارد، ويجب مراعاة أن لا تكون هذه التكاليف عالية تفوق المردود المتوقع منها.