بعدما تمت مناقشة أنواع الرقابة ، من الضروري التعرف على متطلبات وخصائص الرقابة الناجحة مهما كان نوعها، وفيما يلي أهم هذه الخصائص:
1-أن تكون الرقابة اقتصادية ذات تكلفة مناسبة : ينبغي أن تكون الفوائد والعوائد التي يحققها نظام الرقابة للمنظمة أعلى من تكلفته، فمثلا من غير المعقول وضع نظام رقابة شامل معقد من حراس الأمن، وأجهزة الإنذار، الشبكة التلفزيونية المغلقة، والمرايا لسوبر ماركت، إذ أن تكلفة هذا النظام تفوق كثيرا فوائده.
القبول والفهم : 2- من المتوقع أن تفشل الرقابة إذا لم يفهمها العاملون الذين سوف تشملهم أو إذا رفضوها وشعروا أنها تضر بهم وبمعنوياتهم وكذلك الرقابة التي تبدو عشوائية وغير ضرورية يمكن أن تؤدي إلى الإحباط وتدهور الدافعية. : مناسبة 3- يجب أن تتناسب الرقابة مع خطط المنظمة، وأن تتوافق مع النشاطات والعمليات التي تتم مراقبتها، كما يجب أن تكون تفصيلية حسب ما تتطلبه النشاطات التي ستتم مراقبتها، ومن ناحية أخرى يجب مراعاة متطلبات المستويات الإدارية المختلفة. 4-استيراتيجية : ينبغي أن تركز الرقابة على عدد مقبول من النشاطات الاستراتيجية، وكلما أصبحت المنظمة أكبر ازدادت الحاجة إلى رقابة استراتيجية لكون الإدارة العليا لا تستطيع شخصيا مراقبة جميع جوانب العمل، وعلى المديرين أن يوجهوا اهتمامهم وتركيزهم على الانحرافات الرئيسة عما هو متوقع عند نقاط الرقابة الاستراتيجية وهذه الممارسة عرفت منذ فترة طويلة بالإدارة الاستثناء ويمكن تحدد النشاطات التي تحتاج إلى اهتمام فوري (الاستثناءات) أما النشاطات العادية والانحرافات الأقل أهمية فيمكن معالجتها من قبل المديرين في المستويات الأدنى. 5- موثوقة وصحيحة : يجب أن تكون الرقابة موثوقة (يعتمد عليها ولكنها يجب أن تقيس ما يفترض أن تقیسه (أي صادقة) وإذا ما كانت الرقابة غير موثوقة وغير صادقة فمن غير المحتمل الوثوق بها ويمكن أن تؤدي إلى نتائج مدمرة، فمثلا نظام الرقابة الذي يوفر معلومات غير موثوقة عن المبيعات الفروع / مناطق عديدة يمكن أن يؤدي إلى مشكلات خطيرة في المخزون. 6- قدرة النظام على الكشف عن الانحرافات بسرعة: إذ من شأن ذلك أن يساعد علی سرعة اتخاذ الإجراء التصحيحي المناسب واستئناف العمل\النشاطات التي تتطلبها المعايير المعتمدة. 7- المرونة: يجب أن يكون نظام الرقابة مرنا إلى درجة يأخذ في الاعتبار التغييرات البيئية غير المتوقعة، والرقابة المرنة في ظل عدم التأكد تساعد المنظمة على الاستجابة بسرعة للمتغيرات أو استغلال فرص جيدة. الخلاصة : الرقابة وسيلة وليست غاية، فهي وسيلة لتحسين مستوى أداء الأفراد والجماعات والمنظمة بصورة عامة ، وللرقابة أنواع عديدة يمكن تصنيفها على أسس متنوعة، ولكل أساليبها الخاصة بها، ومن ناحية أخرى فإن الرقابة لا تقتصر على قطاع المنظمات الصناعية، بل تمتد لتشمل جميع أنوع المنظمات وجميع نشاطات/ وظائف المنظمة، ولكن قد تختلف أنواع وأساليب الرقابة باختلاف المنظمات وباختلاف نشاطات المنظمة الواحدة.