تعني دراسة الدافعية أساسا بتفسير الأسباب التي تدفع الفرد للقيام بسلوك معين، وتحاول الإجابة عن الأسئلة : لماذا يتصرف الإنسان على نحو معين؟ او المرء على سلوك معين؟ لماذا نجد أفرادا يكرسون جهدهم ووقتهم للعمل؟ بينما آخرين يبذلون أدنی جهد ممكن؟ لماذا نجد أفرادا راضين عن العمل ويستمتعون بعملهم، وآخرين غير راضين ويكرهون أعمالهم؟ إن أي فعل أو سلوك إنسان مسبب ، ووراء كل سلوك دافع أو أكثر يوجه السلوك نحو تحقيق هدف أو غاية أو نتيجة معينة. يتفق معظم الكتاب والباحثين في التنظيم والإدارة على أهمية الدافعية ، ومع ذلك لا نجد مثل هذا الاتفاق في تعاريفهم وتحليلاتهم لمفهوم الدافعية وسنكتفي هنا بعرض التعاريف الأكثر وضوحا وشمولية
1- أن الدوافع حاجات الفرد ورغباته غير المشبعة ، تمثل نوعا من القوى الدافعة التي تؤثر على تفكير الفرد وإدراكه للأمور والأشخاص من ناحية كما أنها توجه السلوك الإنساني في اتجاه الهدف الذي يشبع تلك الحاجات والرغبات
2- والدافع يعني حاجة يسعى إلى إشباعها، أي أننا ننظر إلى الدافع باعتباره قوة داخلية تنبع من ذات الفرد وتوجهه للتصرف والسلوك في اتجاه معين وبقوة محددة
3- کاتب آخر "إن كان سلوك الإنسان يمثل حجر البناء للشخصية الإنسانية، فإن الكثيرين يعتبرون الدافعية هي مفتاح السلوك".
4- أن الدافعية هي قوى داخلية تحرك الفرد وتوجه سلوکه باتجاه معين لتحقيق هدف أو منفعة لإشباع حاجة معينة فسيولوجية أو نفسية
لا يمكن مشاهدة الدافعية أو ملاحظتها أو قياسها وإنما يمكن استنتاجها من السلوك الظاهري للفرد أفعاله وتصرفاته أثناء أداء العمل مثل :
المواظبة والالتزام بمواعيد العمل الرسمية. - التعاون البناء مع الآخرين. - عدم التغيب. - عدم التمارض - الحرص على إنجاز ما يسند للفرد من مهام بأفضل صورة ممكنة - تكريس جهد ووقت الفرد للعمل. | وأما الحوافز فتأتي في نهاية دورة عملية الدافعية ويعرف الحافز بأنه كل شيء يخفف من الحاجة ويقلل من مفعول الدافع / الباعث ، والحوافز في مجال العمل هي كل ما يتلقاه الفرد من عوائد مادية ومعنوية مقابل أدائه للعمل (رواتب ، مکافات ، ترقیات ، تقدير، وغيرها).