لكتابة محضر الاجتماع عدة عناصر منها  :

1. اسم المؤسسة أو القسم الذي عقد فيه الاجتماع يكتب أعلى المحضر جهة اليمين.

2. عنوان المحضر: يكتب بعد اسم المؤسسة في منتصف السطر بخط بارز، وتحته تاريخ الاجتماع، ويمكن تكرار العنوان في كل صفحة من صفحات المحضر.

 (محضر اجتماع لجنة ... ...، رقم الجلسة ..........)

3. البيانات التوثيقية (المعلومات الأساسية)، وتشمل:

- تاريخ الاجتماع.( اليوم – التاريخ – الساعة )

- مكان الاجتماع.

- اسم رئيس الاجتماع.

- أسماء الحاضرين.

- أسماء الأعضاء المعتذرين والغائبين بلا عذر

4. وقائع الاجتماع، وتشمل:

- الافتتاح بكلمة ترحيبية.

- مراجعة محضر اجتماع الجلسة السابقة؛ لإقراره.

- هدف الاجتماع.

- استعراض جدول أعمال الاجتماع (الحالي)

- ذكر الأمور المستجدة " إن وجدت".

- مناقشة بنود جدول الأعمال وذكر التوصيات والقرارات.

- تحديد موعد الاجتماع القادم.

5. خاتمة المحضر: وتشمل:

- تسجيل ساعة انتهاء الاجتماع.  (أسفل الجهة اليسرى)

- اسم وتوقيع كاتب المحضر وتوقيع أمين المجلس..  (الجهة اليمنى )

- اسم وتوقيع رئيس المجلس . (الجهة اليسرى )

صفاته:

- شمول المحضر لجميع المقومات.

- الاختصار وترك التفصيلات دون الإخلال بالمعلومات أو غموضها.  

- الاستيعاب لجميع المعلومات المذكورة في الاجتماع.

- يتم حفظه في الملفات الرسمية بعد التوقيع عليه.