ثانيا: بيانات تحليل العمل:

يجب أن يتضمن تحليل العمل ثلاثة أجزاء رئيسية: 

أولاً: تحديد العمل تحديدًا تامًا ودقيقًا.

ثانيًا: وصف واجبات العمل وصفًا تامًا ودقيقًا..

ثالثًا: توضيع الشروط والمؤهلات التي يقتضي العمل على توافرها في العامل لأداء عمله بنجاح وتوجد أربعة انواع من المعلومات الهامة التي يجب أن يشملها تحليل العمل وتجمع هذه المعلومات في محاوله الإجابة عن أربعة أسئلة هامه هي: 

• ماذا يفعل العامل؟

• كيف يؤدي العامل عمله؟

• لماذا يقوم العامل بعمله؟

• ماهي المهارات التي يتطلبها العمل؟

وهذه المفاهيم الأربعة الأساسية يطلق عليها معادلة تحليل العمل.

• مصادر جمع البيانات في تحليل العمل:

تتعدد أساليب جمع البيانات اللازمة لتحليل العمل، إلاّ أن هناك أربعة مصادر رئيسية، يتم اللجوء إليها عند جمع بيانات تحليل العمل، وهي: 

أ) الدراسات السابقة عن هذا العمل Literature: 

وتشمل البحوث والنشرات والتقارير والملصقات والكتيبات التي تلقي الضوء على طبيعة هذا العمل، وظروف أدائه وأخطاره ومتطلباته.... إلخ. وعلى القائم بعلية التحليل أن يبحث عن مثل هذه الدراسات، يجمعه ويقوم بدراستها لاستخلاص البيانات التي تفيده في تحليله لهذا العمل.

مثال: المطلوب إجراء تحليل عمل "سائق بمؤسسة النقل العام بأحد المدن"

نبدأ بالبحث في المصادر السابق الإشارة إليها، عن بحوث أو دراسات استهدفت إلقاء الضوء على هذا العمل من حيث-على سبيل المثال- المؤهل اللازم، الخبرة المطلوبة، الاستعدادات الجسمية والعقلية والنفسية الضرورية للعمل، نواحي العجز التي تُقعد الفرد عن القيام بهذا العمل، إجراءات وتعليمات القيادة الآمنة، ..... إلخ.

ب) الملاحظة المباشرة Observation: 

حيث يقوم أخصائي تحليل العمل بملاحظة العامل وهو يقوم بتأدية عمله ويدون كل ما يلاحظه، مثل: ماذا يقوم به ، ولماذا؟ وكيف، وما الأدوات أو الأجهزة التي يستخدمها.

ويجب أن تتم الملاحظة لدورة عمل كاملة، حتى يمكن ملاحظة كل خطوات أداء العمل والقيام بواجباته المختلفة. ويقصد بدورة العمل الكاملة " تلك الخطوات التي تتم من نبدأ إنتاج وحدة الإنتاج، حتى الانتهاء منه، طالما هي مسؤولية العامل الذي نقوم بتحليل عمله.

مثال: دورة عمل لسائق حافلة بمؤسسة النقل العام

تبدأ منذ ركوبه الحافلة في محطة البداية (بداية الخط)، وتنتهي بنزوله من الحافلة في محطة الوصول (نهاية الخط).

ورغم ذلك، ويجب الوضع في الاعتبار بأن هناك الكثير من الأعمال تتطلب واجبات دورية يجب القيام بها في فترات محددة خارج دورة العمل، وبتطبيق ذلك على السائق يتبين أنه يجب أن يقم بأعمال دورية مثل: التأكد من سلامة حالة وصلاحية التشغيل للعربة قبل تشغيلها وكذلك عند تسليمها، والذهاب لمحطات البنزين، وأجراء الصيانة الدورية، و..... إلخ.

ج) المقابلة الشخصية  Interview: 

حيث يقوم القائم بالتحليل بمقابلات لكل من العمال، والمشرفين، والخبراء الذين يقومون بالعمل المراد تحليله. وفي كل هذه المقابلات يتم تبادل الأسئلة والأجوبة والنقاش عن طبيعة العمل وظروفه وواجباته ومتطلباته ومخاطره وعلاقته بالأعمال الأخرى.

مميزات أسلوب المقابلات الشخصية:

أ) إنه يتيح فرصة إظهار الأنشطة أو الاتصالات غير الرسمية التي يقوم بها شاغل الوظيفة، والتي تتسم أنها غير مرئية، لأنها غير موجودة بالهيكل التنظيمي للمنظمة.

ب) إنه يتيح لشاغلي الوظائف التعبير عن أراءهم بحريه كاملة، وإظهار جوانب من الوظيفة يصعب كتابتها.

بعض الاعتبارات الواجب مراعاتها عقد مقابلات الشخصية:

• أن يتم التعاون بين القائم بالمقابلة والرئيس المباشر في تحديد الأفراد الذين لديهم خبرات كبيره في الوظيفة والأفراد الموضوعين في وصفهم لواجبات ومسؤوليات وظائفهم.

• تكوين علاقة ودية وسريعة مع شاغل الوظيفة الذي سيتم مقابلته وشرح الغرض من المقابلة وسبب اختياره للمقابلة، على أن يكون ذلك بأسلوب سهل وشيق.

• إن يقوم أخصائي التحليل بإعادة هيكل المقابلة قبل بدئها، على أن يكون هذا الهيكل هو المرشد له إثناء إدارة المقابلة.

• إعطاء فرصه لشاغلي الوظيفة للتعبير عن رأيه، وإتاحة بعض الأسئلة ذات النهايات المفتوحة له لكي يسهب في شرح واجباته ومسؤولياته وان يوجه له سؤالا عاما في نهاية المقابلة عما إذا كان هناك بعض النقاط التي لم تغطى في المقابلة أم لا، وتترك له حرية الكلام.

• إذا اتضح أن شاغل الوظيفة يقوم بأداء واجباته دون ترتيب أو تتابع معين، يطلب منه أن يحد أهمية تلك الواجبات ويرتبها ترتيبا تنازليا، أو حسب حدوث الأنشطة، وتابع حدوثها.

• بعد انتهاء المقابلة يجب مراجعة البيانات التي تم جمعها مع شاغل الوظيفة رئيسه المباشر.