ويمكن شرح عناصر الاتصال فيما يلي:
أ) المرسل:
هو عضو أو مجموعة أعضاء من العاملين في المنظمة، لديهم من المعلومات والمهارات والخبرات ما يؤهله للقيام بعملية الاتصال. وهو يجيب على السؤال: من؟
خصائص المُرْسِل:
-المصداقية: وهي الدرجة التي يكون عندها المصدر قابلا للتصديق و تتحقق من خلال عدة أبعاد أهمها: مستوى التعليم، الذكاء، المكانة الاجتماعية، الخبرة بموضوع الرسالة، الموضوعية الصدق.
- الجاذبية: تلعب جاذبية المتصل ومهاراته التعبيرية غير اللفظية دورًا مؤثرًا في تحديد استجابات الأشخاص له، وتزيد من قدرته على استمالة المتلقي، كأن يُحسن استعمال حركات يديه، وتعابير وجهه.
-التأثير: تستمد قوة المتصل أو قدرته في التأثير على الآخرين، من خلال الخبرة والكفاءة، وبالتالي التأثير في المُستقبل.
ب) الرسالة (الرموز):
هي ناتج عمل المُرسِل، وهي الأفكار والآراء أو المعلومات التي تنقل عبر وسيلة الاتصال.
خصائص الرسالة الجيدة:
-الإعداد الجيد لمحتوى الرسالة، وذلك من خلال العرض الجيّد للمعلومة وتسلسل مضمونها المنطقي.
- حُسن اختيار أسلوب تقديم وعرض الرسالة: وذلك باختيار الوقت الملائم لإرسالها، وتوفير الوقت الكافي، مع ترتيب العرض، وطرح الأولويات وتحديدها في إطار الهدف.
ج) القناة (الوسيلة الاتصالية)
يُقصد بها الطريقة أو القناة أو الوسيلة التي يتم عن طريقها نقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل، وقد تكون شفهية أو كتابة. وتوجد أشكال مختلفة لوسيلة الاتصال في البيئة التنظيمية منها:
-الاتصال المباشر بين المرسل والمرسل إليه.
-الاتصال بواسطة التليفون.
-الاتصالات غير الرسمية (خارج نطاق الاداء التنظيمي (.
-الاتصال من خلال الاجتماعات.
- الاتصال عن طريق الوسائل المكتوبة.
-الاتصال الإلكتروني (فاكس، إيميل، واتساب، ...الخ)
-تبادل الكلمات والعبارات عن طريق بعض الأشخاص بين المرسل والمرسل إليه.
ويتوقف اختيار وسيلة الاتصال على عدة عوامل، من أهمها ما يلي:
- موضوع الرسالة.
- الهدف منها.
- طبيعة المستقبل للرسالة.
- مستوى فهم المستقبل وإدراكه.
- القدرة على استيعاب الرسالة والتفاعل معها.
- البيئة الاجتماعية، والثقافية التي تمّ من خلالها الموقف الاتصالي.