مبادئ إدارة الوقت:

أ) تسجيل الوقت:  

ويتضمن تسجيل الوقت رصد النشاطات التي يمارسها الفرد في فترة زمنية محددة، والوقت الذي يستغرقه كل نشاط فيها، ومن ذلك يقوم بقياس متوسط الوقت الذي يستغرقه في القيام بكل نشاط من الأنشطة.

ويتم تحديد الأنشطة التي تَستغرق وتأخذ الكثير من الوقت، ومحاولة معالجة إهدار الوقت فيها، والأنشطة التي يمكن الاستغناء عنها، وهذا يتم وفق عرض النتائج في شكل جداول ونسب مئوية أو رسوم بيانية، حتى يمكن إبراز كل الجوانب التي يتم إضاعة الوقت فيها بشكل واضح، ومن تم إعادة توزيع الوقت وفق الأنشطة، وأهميتها، ودرجة إسهامها في تحقيق الأهداف.

ب) تحليل الوقت:

ويُقصد به تحليل كيفية استخدام الوقت، والتعرف على النشاطات المختلفة والوقت الذي يًقضى في كل نشاط، والتعرف على الوقت الضائع وأسبابه، وتحديد أفضل الطرق لاستخدام الوقت بكفاءة وفعالية، وذلك بثلاث طرق هي: التوقف عن القيام بأي مهمة غير ضرورية، والبحث عن الغير للقيام ببعض مهامك، والقيام بالمهمة بأكبر كفاءة ممكنة.

وتمر عملية تحليل الوقت بثلاث مراحل أساسية تكمن في:

1. تحليل البيانات: تُعد العملية الأولى المباشرة بعد تسجيل الوقت، فبعد استخدام جدول النشاطات اليومية الذي يتم فيه تسجيل كل النشاطات بما فيه الضرورية و الغير ضرورية، المساعدة في تحقيق أهداف الأنشطة من جهة والمهدرة للوقت من جهة أخرى، يتم اختيار الأسبوع النموذجي الذي يتميز بالاستغلال الأفضل للوقت،

2. اختبار النشاطات: يتم عن طريق التمييز والتقسيم النشاطات حسب درجة الضرورة القصوى في الانجاز، والأنشطة ذات الاختصاص المعين، والتي تتميز بالكفاءة والتدقيق،

3. إعادة توزيع الأعمال: وذلك وفق المرحلتين السابقتين يعاد توزيع الأعمال.

ويفيد التحليل الجيد للوقت في الوصول إلى النتائج التالية: 

-التعرف على الأنشطة التي تأخذ من الفرد جانب من وقت عمله، دون أن تكون هنالك حاجة لفعلها باعتبارها غير ضرورية، أو لا تنجُم عن فعلها نتيجة مفيدة، والتي يمكن في سياق العمل تجنبها ان كان ذلك لا يحدث ضررًا في ذلك،

-تحديد الأنشطة الروتينية التي يمكن تفويضها، واستغلال ذلك الوقت في أعمال أكثر أهمية،

-تحديد الأنشطة التي تؤدي إلى ضياع الوقت، والتي يمكن السيطرة عليها، وكذا الأنشطة التي تؤدي إلى ضياع وقت الأخرين ويمكن تفاديها.

ج) تخطيط الوقت:

ويقصد به، كمحاولة التنبؤ بالوقت المتاح في فترة مقبلة، والأعمال المطلوبة لإنجاز أهداف محددة، وبرمجة كل ذلك في ضوء الفرص المتاحة والقيود المفروضة.

وعرف "جلبریت وسبکت" تخطيط الوقت على أنه "المحاولة الواعية لحل المشكلات، والتحكم في مسار أحداث المستقبل من خلال البصيرة والتنبؤ والتفكير المنظم والاستقصاء، على أن يؤخذ بعين الاعتبار العنصر القيم عند الاختيار بين البدائل"

وتمر عملية تخطيط الوقت بمجموعة من الخطوات ندرج أهمها فيما يلي:

الخطوة الأولى: تحديد الكم المتاح من الوقت لإنجاز الأعمال أو لتحقيق الأهداف المطلوبة، وهذا يحتاج إلى التدقيق والمراجعة، حيث يتم جعل خطة العمل على ثلاثة مستويات هي: 

-الخطة السنوية وذلك للعام القادم.

-الخطة الشهرية توزيع أهداف ومهام خطتك السنوية على أشهر السنة (12 شهر)،

-الخطة الأسبوعية وفيها يتم توزيع أهداف ومهام خطتك الشهرية على الأسابيع الأربعة في الشهر.

الخطوة الثانية: وضع خطة عمل يتم فيها تحديد الأهداف والأولويات وذلك من خلال:

-توزيع الأهداف والأولويات إلى فروع ثانوية.

-ترتيب الأهداف حسب الأولويات.

- واقعية الأهداف ويمكن تحقيقها.

- التعامل مع كل نشاط وتحديد وقت البدء والنهاية فيه.

-التخطيط للعمل اليومي بإعداد قائمة الأعمال اليومية وما يُراد انجازه.