مفهوم إدارة الوقت:

يُعتبر الوقت أهم موارد الإدارة، فهو يؤثر بطريقة أو بأخرى في بقية الموارد التي تستخدمها المنظمة، فهو يُعد بمثابة رأس المال الحقيقي للإنسان، ويختلف الوقت اختلاف وجهات النظر إلى مفهومه وقيمته وأهميته من فرد لآخر، ومن منظمة الأخرى.

ويمكن تعريف إدارة الوقت وفقًا للجمعية البريطانية للعلاقات العامة لإدارة الوقت على أنها: " أسلوب علمي رفيع لاحتواء الوقت بهدف الانتفاع به أو استثماره لتحقيق أهداف معينة ".

أما مالكوم لوكيرز يعتبر إدارة الوقت بأنه: "مكمن قوة.. وفرصة تُمكن المنظمات من تسخیر مواردها المالية والبشرية لتعظيم نتائجها وانجازاتها".

وعليه، يمكن تعريف إدارة الوقت على أنه: "العملية التي توزع الوقت بفعالية بين الأعمال المختلفة بهدف انجازها في الوقت الملائم والمحدد لها".

أهمية إدارة الوقت:

إن الإدارة الصحيحة للوقت، تضيف للحياة ساعات أطول، إذا أحسنا استغلال الأوقات الضائعة في حياتنا، وتتمثل أهمية إدارة الوقت في الآتي:

1. تنفيذ المهام، والأعمال الهامة، بأقل جهد وأقصر وقت، بالإضافة لوقت الإبداع والتخطيط للمستقبل وللراحة والاستجمام أيضًا.

2. لتحديد الأولويات، وإنجاز أهم الأعمال في حياتنا.

3. الاستفادة من الوقت الضائع، واستغلاله جيدًا.

4. التغلب على الإجهاد، والإحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.

خصائص مبادئ إدارة الوقت: 

• الإدراك لأهمية الوقت: يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت، والى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، باعتبارها عملية مهمة جدًا، ومن أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح.

• أن تكون مقاسه: أي معرفة المدة الزمنية أو الحجم أو الشكل، ويجب أن يكون الهدف ممكن تحقيقه وليس مستحيلاً.

• أن تكون مرنة: إن الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت لدى الفرد قد يكون ضروريًا لاستيعاب الأحداث الخارجة عن السيطرة، كما ينبغي عدم الإفراط في جدولة الوقت وترك أوقات للراحة والاسترخاء.

• وجود خطط واضحة ومفصلة: أن حُسن استخدام الوقت، يحتاج إلى وجود خطة واضحة، ويفضل فيها تقسيم الهدف العام إلى أهداف فرعية، بإتباع مناهج أو خطط صغيرة ومفصلة حسب الهدف المراد تحقيقه.

• تحديد العمل اليومي وتقسيم الأعمال الواحدة تلو الأخرى: حيث من الأفضل عمل قائمة للأسبوع كله ثم قائمة يومية، والتركيز على القيام بالأعمال التي في القائمة إلاّ إذا تعذر الأمر إلى عمل مُلحِ وعاجل، ويُنظر في نهاية اليوم ماذا أنهى من الأعمال وما بقي منها.

إستراتيجية إدارة الوقت:

إستراتيجية إدارة الوقت من الاتجاهات الحديثة في الإدارة المعاصرة، ويمكن تعريفها على أنها: "الإدراك الواعي بفن استخدام الوقت، والمعرفة العملية بكيفية استغلاله بفعالية، من أجل زيادة الإنتاجية ورفع معدلات أداء الأفراد، ومن أجل تحقيق الأهداف التي تم تحديدها على ضوء خطوط ومسارات واضحة ترسم معالم المنظمة في المستقبل وشکلها".

ومن هذا المنطلق يمكن تقسيم خطوات إستراتيجية إدارة الوقت، انطلاقا من تحديد الأهداف إلى ثلاثة مراحل وهي: حالية وقريبة، وقصيرة المدى، وطويلة المدى.

وأساس إستراتيجية إدارة الوقت، هي الأهداف بعيدة المدى فهي التي تمنح للمنظمة القدرة على التنبؤ بالمستقبل، فيما تبقى الأهداف الحالية ومتوسطة المدى مراحل وخطوات ضرورية لتنفيذ الأهداف بعيدة المدى.

وتُساعد الإدارة الإستراتيجية للوقت على تنظيم العمل من تقسيم الجيد للأعمال، وتجنب المقاطعات والمضيعات للوقت، والتخصيص الفعال للوقت الذي يجنب بدوره تراكم الأعمال المتأخرة، عرقلة سير المشروع، والتداخل فيما بين العمل الواحد والأخر، والتي تجنب من جهة أخرى إضاعة الوقت في المدى البعيد.