د) تنظيم الوقت:
ويقصد به "ترتيب الأفراد والموارد المادية في مجموعات هيكلية لتنفيذ الخطط وتحقيق أهداف المنظمة".
ويقوم تنظيم الوقت على عنصرين أساسيين وهما:
-العنصر الأول: يهتم في الأساس بالتخصص وتقسيم العمل من حيث تحديد الأفراد، وما يتعين أن يقوم به كل فرد منهم من مهام، والعمل وفق الخطة الموضوعة، مع تحديد الإمكانيات والموارد المستخدمة في ذلك وفقا لأوقات موزعة بين الأنشطة بما يتناسب مع أهمية كل نشاط.
-العنصر الثاني: العلاقات والترابط بين أفراد المنظمة بطبيعة ارتباط كل منهم بعمل الآخر.
أساليب تنظيم الوقت:
- إعداد قائمة بالأعمال اليومية وذلك للأعمال التي يجب إنجازها ووضع جدولها الزمني.
- التفويض الفعال: وهو البحث عن شخص آخر للقيام ببعض مهامك مع الوضع في الاعتبار أنك ما زلت المسؤول عن إنجاز المهمة، وتتحمل نتيجتها لأنها ما زالت من مسؤوليتك.
-تنظيم مكان العمل، مما يساعد على توفير الوقت، وإنجاز العمل بهدوء وعدم انقطاعه.
-الاتصال الفعال: أي إرسال واستقبال المعلومات، الأفكار، المقترحات، الأراء والقرارات بين طرفين (المرسل والمستقبل).
هـ) مرحلة التنفيذ:
ومرحلة التنفيذ والإدارة للخطة التي تم إعدادها هي المحك الفعلي الذي يمكن أن ننتقل به من العشوائية إلى الحياة العلمية المنظمة، والعبرة ليست بالخطط المتقنة دون التنفيذ الجيد لها، لذا لابد من التوازن بين التخطيط والتنفيذ. وللتنفيذ الجيد للخطة يتبع ما يلي:
-ألق نظرة على قائمة الأعمال اليومية.
-التزم بالأعمال اليومية.
-إبدا في إنجاز مهامك.
-تعامل جيدًا مع المهام الكبيرة.
-كن منجزًا، بالتركيز في مهمة واحدة، ولا يتم التعامل مع أكثر من مهمة في نفس الوقت.
-انته من كل نشاط في موعده.
-تعلم أن تقول لا، وتحمل من المهام ما تستطيع القيام به بكفاءة، بدلا من أن تقول نعم دائمًا.
-لا تقطع عملك، إذا بدأت في إنجاز مهمة لا تقطعها.
-أضف ليومك وقت جديد، وذلك من خلال العمل بكفاءة.
-اصبر على تنظيم وقتك.
-احذر من التسويف، ولا تقم بمهمة ذات أولوية منخفضة قبل إنجاز مهمة ذات أولوية عالية.
و) مرحلة المتابعة والرقابة:
إن تنفيذ الوقت بلا متابعة لا جدوى منه. وتتميز إدارة الوقت بالاستمرارية والارتباط بين جملة مبادئها من التخطيط والتنظيم والرقابة، ويتم تحليل الوقت وفق التقييم المستمر بين ما سبق تخطيطه، بما تم تنفيذه وإنجازه، بهدف تحديد الانحرافات، والاستفادة من الإيجابيات، وتجنب السلبيات، والتعرف على المشكلات ووضع مقترح لعلاجها، وكل هذا يكون بشكل دوري.
وتظهر أهمية الرقابة على الوقت عند اكتشاف الأخطاء، ومنع وقوعها في الوقت المناسب، وتصحيح الانحرافات قبل تفاقمها، وكذا يمكن التعرف على التقدم الذي تحرزه المنظمة في مجال تحقيق الأهداف مقدار العمل الذي أُنجز.
وتُعد إدارة الوقت عملية إدارية متكاملة الجوانب والأبعاد، سواء تَعلق الأمر بتحليل الوقت، أو التخطيط أو التنظيم أو الرقابة، فلا يجب إهمال جانب على حساب الجانب الأخر.