مصفوفة إدارة الوقت:
إن أي نشاط في المنظمة يتحدد وفق منظورين أساسيين هما: الأهمية والعجالة، ومنه يمكن تصنيف الأنشطة إلى أربعة أنواع وفقًا للجدول التالي:
ويمكن تحديد بعض الأنشطة التي تطرأ على كل مربع من مصفوفة إدارة الوقت كالاتي:
-عاجل ومهم: مثل: الطوارئ - الأزمات - المشاكل الضاغطة - صيانة عاجلة - اتصال مهم – موعد مُهم حُدد متأخرًا -نهاية وقت المشاريع – اللحظات الأخيرة من تحضير النشاط.
-غير عاجل ومهم: مثل: التخطيط - اكتساب المهارة - دورات تدريبية - بناء العلاقات داخل المنظمة - التعرف على الفرص الجديدة - الإبداع – الجودة.
-عاجل وغير مهم: مثل: بعض الرسائل والايميلات والتقارير - المقابلات المفاجئة - المشوار غير المهم.
-غير عاجل وغير مهم: مثل: النشاطات غير الضرورية ولا الهادفة - المكالمات والرسائل غير المهمة - الأعمال المزدحمة.